Trong công việc của một nhân sự, email là một phương tiện không thể thiếu được dùng để kết nối với lãnh đạo, nhân sự, đối tác, khách hàng trong và ngoài công ty. Tuy vậy không phải ai cũng hiểu rõ những sai lầm phổ biến khi dùng email được chia sẻ trong nội dung sau đây. Một người làm nhân sự mà mắc phải những lỗi này sẽ vô cùng xấu hổ. Hãy lưu lại ngay và ghi nhớ chúng để tránh xa những sai lần này nhé!

– Ghi chủ đề email không rõ ràng: Chúng ta hầu hết đều nhìn vào dòng “người gửi” đầu tiên khi quyết định có mở email nào đó hay không, tiếp theo mới đến dòng “chủ đề”. Vì vậy hãy mô tả rõ ràng mục đích email của bạn thật ngắn gọn mạch lạc, rõ ý.

– Không giới thiệu bản thân mình: Người nhận có thể không nhớ ra bạn và biết bạn là ai, ở tổ chức nào ngay lập tức. Hãy giúp họ không phải tìm kiếm lại email của bạn trong danh sách liên hệ bằng cách giới thiệu thật ngắn gọn và đầy đủ về bản thân.

– Không nói rõ mục đích của email bạn gửi: Người nhận sẽ không hiểu lí do viết email của bạn là gì, hãy giới thiệu và giải thích ngắn gọn lý do bạn viết nó.

5 xu hướng quản trị nhân sự giai đoạn 2018-2019

6 kỹ năng cần có của một trưởng phòng nhân sự

– Quá lạm dụng từ “khẩn cấp”: Không phải trường hợp nào cũng dùng tới tính năng khẩn cấp này để tránh giống như trường hợp “cậu bé chăn cừu”. Chỉ có một số ít tình huống mới được gọi là khẩn cấp như deadline công việc cận kề hay thông báo gấp về việc kỷ luật, hoặc thông báo nào đó khẩn cấp từ lãnh đạo hay khách hàng, …

– Đính tệp quá lớn hoặc tệp có vấn đề: Tệp lớn chiếm nhiều dung lượng và sẽ khó khăn khi tải xuống. Hãy giảm thiểu kích thước tệp và tránh sử dụng các tệp nén “zip”, điều này có thể khiến email của ta bị trả về.

– Đính các liên kết không phù hợp: Các link liên kết không xác định và URL rút gọn có thể khiến người nhận không thoải mái bởi họ lo lắng về mối đe dọa an ninh mạng ngày càng nguy tinh vi trong thời nay. Hãy minh bạch và đính kèm link đầy đủ để họ xem, và nhớ không bao giờ sử dụng các đường link đến các trang web không phù hợp hay dễ bị xâm nhập.

– Yêu cầu gửi thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm qua mail: Dù người nhận là ai hay họ là người thế nào cũng không nên yêu cầu các thông tin trên.

– Thảo luận về các vấn đề nhạy cảm: Nếu cập tới những vấn đề này trong email trừ khi bạn muốn đề cập đến trách nghiệm pháp lý bởi những thứ này có thể gây phiền nhiễu cho bạn

– Không Bcc với danh sách nhiều người nhận: Hãy luôn đặt các địa chỉ mail trong tính năng Bcc (blind carbon copy) khi gửi email tới nhiều người nhận để tránh bị lộ email của người khác, sẽ ảnh hưởng tới quyền riêng tư của họ và uy tín của bạn.

– CC không phù hợp: Đừng thêm người giám sát hoặc những người không liên quan vào cuộc trò chuyện của bạn, điều này sẽ khiến người khác khó chịu dù rằng điều này bạn làm mới mong muốn có được một sự tin tưởng hay trách nhiệm nào đó

– Nhầm lẫn giới tính người nhận: Những cái tên email không rõ là nam hay nữ vì vậy hãy đảm bảo xóa bỏ phần giới tính của người nhận trước khi thêm họ vào trong email của bạn.

Email vẫn đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công việc và cuộc sống cá nhân của chúng ta, và chắc chắn ta sẽ còn cần nó dài dài. Vì vậy mỗi người làm nhân sự hãy luôn nhớ và tránh xa những sai lầm trên, tuân thủ email lịch sự hữu dụng và chuyên nghiệp để công việc thuận lợi hơn, đặc biệt là bạn sẽ tránh được việc bị đưa vào danh sách đen trong email của người khác.

Hrvn.net website chia sẻ các kiến thức về quản trị nhân lực, nhân sự doanh nghiệp, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here